ஆன்லைனில் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை தேவையற்ற காரணங்களை கூறி திருப்பி அனுப்பும் போக்கு இருப்பதாக தன் கவனத்திற்கு வந்துள்ளது. இந்த நிலை வன்மையாக கண்டிக்கத்தக்கது. விதிகளின்படி, ஆதார் மூலம் ஆவணம் வைத்திருப்பவர் அடையாளம் காணப்பட்டவுடன், அது எழுதப்பட்ட ஆவணத்திற்கு ஒப்புக்கொண்டதாகக் கருதப்பட வேண்டும். ஆதார் மூலம் சாட்சிகள் அடையாளம் காணப்பட்டவுடன், அவர்களின் அடையாளத்தை நிரூபிப்பவர்கள் கையெழுத்திட்டதாக கருதப்பட வேண்டும்.
மேலும், ஆதார் மூலம் ஆவணம் வைத்திருப்பவர்கள் மற்றும் சாட்சிகள் அடையாளம் காணப்பட்டாலும், உரிய தொகையை செலுத்தி ஆன்லைனில் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட ஆவணம் பதிவுக்காக சமர்ப்பிக்கப்பட்டதாக கருதப்பட வேண்டும். இதேபோல், ஆவணத்தின் மேலெழுத்து, ஆவணம் ஆன்லைனில் சமர்ப்பிக்கப்பட்டதை அச்சுப்பொறியில் காண்பிக்கும். மேலும், ஆதாரிலிருந்து பெறப்பட்ட இ-கேஒய்சி விவரங்களின் பிரிண்ட்அவுட் இந்த ஆவணம் ஆன்லைனில் சமர்ப்பிக்கப்படுவதையும் குறிக்கும்.
அவ்வாறு இருப்பதால், ஆவணம் ஆன்லைனில் தாக்கல் செய்யப்பட்டுள்ளது என்று கருத வேண்டும். எனவே, பதிவுச் சட்டத்தின் விதிகளின்படி ஆன்லைன் பதிவு முறை செயல்படுத்தப்படுகிறது என்பதைக் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். மேலும், ஆவணம் ஆன்லைனில் தாக்கல் செய்யப்பட்ட அதே நாளில் உரிய முறையில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும். அன்றைய தினம் பதிவு செய்யப்படாவிட்டால், மறுநாள் முதல் துணைப் பதிவாளருக்கு எச்சரிக்கை செய்தி அனுப்பப்படும்.
3 நாட்களுக்கு மேல் நிலுவையில் இருந்தால், பதிவு செய்த பின் நேரடி ஆவணப் பதிவை மேற்கொள்ளும் வகையில் மென்பொருள் மாற்றியமைக்கப்படுகிறது. ஆவணத்தை முழுமையாகப் பரிசோதித்து, குறைபாடுகளைத் தெரிவித்துவிட்டு ஒரே தடவையில் திரும்பச் சீட்டை வழங்க வேண்டும். தேவையில்லாமல் திரும்பும் டிக்கெட்டை ஒரு முறைக்கு மேல் வழங்கக்கூடாது. ரிட்டர்ன் டிக்கெட் வழங்கப்பட்ட ஆவணம் சரி செய்யப்பட்டு மீண்டும் சமர்ப்பிக்கப்பட்டால், அது பதிவுக்காக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட வேண்டும்.
புதிய டிபி எண்ணைக் கோரக்கூடாது. இறுதியாக, தணிக்கை மாவட்டப் பதிவாளர்களால் ஆன்லைனில் பதிவு செய்யப்பட்ட ஆவணங்களின் பட்டியல்கள் தனித்தனியாக எடுக்கப்பட்டு தணிக்கைக்கு சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும். ஆவணத்தை ஆய்வு செய்யும் போது, அறநிலையத்துறை, வக்பு வாரியம் அல்லது அரசு புறம்போக்கு நிலங்களில் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளதா என சரிபார்க்க வேண்டும். அதில் குறைபாடு உள்ளதா என்பதை சுட்டிக்காட்ட வேண்டும். மேலும், ஆன்லைன் பதிவுக்கு முன் அசல் ஆவணம் தேவையில்லை என்று சுட்டிக்காட்டியோ அல்லது தனித்தனியாக கையெழுத்திட்ட முத்திரை ஆவணம் தேவையில்லை என்று குறிப்பிட்டோ அல்லது ஆவணம் வைத்திருப்பவர் அலுவலகத்திற்கு வரவில்லை எனக் குறிப்பிட்டு ஆவணத்தை திரும்பப் பெறக்கூடாது. என்ன தவறு என்று குறிப்பிட்டு திருப்பி அனுப்ப வேண்டும்.
ஆன்லைனில் சமர்ப்பித்து, பதிவு செய்யாமல் இருந்தால் மட்டுமே, ஆவணம் வைத்திருப்பவர் அவசரம் கருதி நேரில் தாக்கல் செய்ய வேண்டும். அத்தகைய நிலை தவிர்க்கப்பட வேண்டும். ஆன்லைனில் சமர்ப்பிக்கப்பட்ட ஆவணங்களை ஒரே நாளில் பதிவு செய்து அனுப்புமாறு துணைப் பதிவாளர்கள் அறிவுறுத்தப்படுகிறார்கள். தேவையற்ற காரணங்களைக் கூறி பதிவு செய்ய மறுக்கும் வழக்குகள் மிகக் கடுமையாக பரிசீலிக்கப்பட்டு, அதைக் கண்காணிக்கத் தவறும் சம்பந்தப்பட்ட துணைப் பதிவாளர்கள் மற்றும் மாவட்டப் பதிவாளர்கள் மீது ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்கப்படும். இவ்வாறு அதில் கூறப்பட்டுள்ளது.
